Spis treści
Wiadomości transakcyjne i przypomnienia
Potwierdzenie złożenia wniosku, zmiana statusu i informacja o przyjęciu wynikają z konkretnego zdarzenia. Przypomnienie dotyczy działania, którego użytkownik jeszcze nie wykonał. Rozdzielenie tych typów ułatwia ustalenie częstotliwości oraz zapobiega wysyłaniu niepotrzebnych wiadomości.
Temat, treść i jednoznaczna akcja
Temat powinien od razu wskazywać proces i rodzaj zmiany. W treści najważniejsza informacja pojawia się na początku, a następnie termin i link do panelu. Wrażliwych danych nie należy umieszczać w samym e-mailu, jeżeli mogą być bezpiecznie pokazane po zalogowaniu.
Szablony dopasowane do organizatora
Placówka powinna móc ustalić podpis, dane kontaktowe i sformułowania zgodne z własnym regulaminem. W systemie wieloplacówkowym warto rozdzielić treść wspólną od danych konkretnej jednostki. Każdy szablon wymaga podglądu przed uruchomieniem.
Historia komunikacji
Administrator powinien widzieć datę, odbiorcę, typ i status wysłanej wiadomości. Taka historia pomaga wyjaśnić, czy powiadomienie zostało wygenerowane i jaki termin przekazano. Nie zastępuje to jednak czytelnego komunikatu widocznego również w panelu użytkownika.