Spis treści
Minimalizacja zakresu danych
Formularz powinien zbierać tylko informacje potrzebne na danym etapie. Dane wymagane dopiero po przyjęciu można przenieść do osobnego kroku. Warto również określić, które pola wynikają z regulaminu lub przepisów, a które są jedynie przyzwyczajeniem z wcześniejszego dokumentu.
Role i kontrola dostępu
Nie każdy pracownik potrzebuje dostępu do całego wniosku. Uprawnienia powinny odpowiadać zadaniom: administrator centralny, pracownik placówki, prowadzący grupę czy osoba przygotowująca raport mogą widzieć różne zakresy. Ważne działania powinny być rejestrowane w historii.
Okres przechowywania i usuwanie
Organizator powinien ustalić, jak długo przechowuje wnioski przyjęte, odrzucone, wycofane i nieukończone. System może wspierać realizację tej polityki przez raporty retencji, anonimizację lub kontrolowane usuwanie. Samo techniczne przechowywanie danych bezterminowo nie powinno być ustawieniem domyślnym.
Transparentna informacja dla użytkownika
Klauzula informacyjna powinna być dostępna przed wysłaniem danych i napisana w sposób czytelny. Użytkownik musi wiedzieć, kto jest administratorem, w jakim celu dane są przetwarzane, jak długo będą przechowywane oraz jak skorzystać ze swoich praw. Treść warto skonsultować z osobą odpowiedzialną za ochronę danych u organizatora.